Online-Terminbuchung für Coaches, Berater und Kanzleien
Ein Coach verkauft Zeit und Aufmerksamkeit. Jede E-Mail zur Terminfindung frisst beides. Dieser Ratgeber zeigt, wie Erstgespräche von allein in den Kalender kommen, Videotermine ihren Meet-Link mitbringen und Sitzungen im Voraus bezahlt werden.
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Interessenten buchen das kostenlose Kennenlerngespräch direkt aus Ihrer Website, Ihrem LinkedIn-Profil oder Ihrer Signatur.
Online-Sitzungen bekommen automatisch einen Google-Meet-Link in Bestätigung und Erinnerung.
Sitzungen werden bei der Buchung per Stripe oder PayPal bezahlt. Kein Mahnwesen, keine offenen Posten.
Was die Terminplanung in dieser Branche schwer macht
Terminfindung per E-Mail
Drei Vorschläge, zwei Rückfragen, ein Gegenvorschlag. Bis der Termin steht, sind zehn Nachrichten geschrieben und ein Tag vergangen.
Nichterscheinen bei kostenlosen Erstgesprächen
Was nichts kostet, wird leicht vergessen. Ein verpasstes Erstgespräch blockiert eine Stunde, die ein zahlender Klient hätte haben können.
Sitzungen in verschiedenen Formaten
Vor Ort, per Video, als 60- oder 90-Minuten-Sitzung, als Paket oder einzeln. Jedes Format hat eigene Regeln und Preise.
Kalender an mehreren Orten
Termine im Google Kalender, Zusagen in der Mailbox, Notizen im Notizbuch. Doppelbuchungen sind nur eine Frage der Zeit.
So löst Resavis das für Coaching & Beratung
Keine Sonderfunktionen, sondern die vorhandenen Bausteine richtig kombiniert: Leistungen, Mitarbeiter, Puffer, Formular-Baukasten, Zahlungen und Benachrichtigungen.
Erstgespräch als eigene Leistung
Kostenloses Kennenlerngespräch, 30 Minuten, per Video. Interessenten buchen es selbst, Sie bekommen Name, Anliegen und Termin in einer Nachricht.
Videotermine mit Google Meet
Markieren Sie eine Leistung als Videotermin, erzeugt Resavis den Meet-Link und schreibt ihn in Bestätigung und Erinnerung.
Sitzungen vorab bezahlen
Einzelsitzung 150 Euro, bezahlt per Stripe oder PayPal bei der Buchung. Anzahlung oder voller Betrag, wie Sie möchten.
Ein Kalender, keine Doppelbuchung
Google Kalender verbunden: Private Einträge und andere Termine blockieren die Online-Buchung automatisch.
Anliegen vorab abfragen
Formularfeld „Worum geht es in unserem Gespräch?“ und „Wie sind Sie auf mich aufmerksam geworden?“. Sie starten vorbereitet.
Verschieben ohne E-Mail-Wechsel
Klienten verschieben über den Kundenlink bis zur eingestellten Frist. Sie bekommen nur die Nachricht über den neuen Termin.
Honorar- und Zeitrechner: Was kostet Terminorganisation?
Wie viel Ihrer Arbeitszeit geht in Terminfindung, Erinnerungen und Verschiebungen? Der Rechner setzt diese Stunden ins Verhältnis zu Ihrem Honorar und zeigt, wie viele zusätzliche Sitzungen darin stecken.
So richten Sie Resavis für Coaching & Beratung ein
Sechs Schritte, in dieser Reihenfolge. Die meisten Betriebe sind in einer Stunde buchbar.
Formate als Leistungen anlegen
Kennenlerngespräch 30 Minuten kostenlos, Einzelsitzung 60 Minuten, Intensivsitzung 90 Minuten. Videotermine als solche markieren.
Verfügbarkeit ehrlich eintragen
Nur die Tage und Zeiten, an denen Sie wirklich Klienten empfangen. Pausen zwischen Sitzungen als Puffer von 15 Minuten.
Google Kalender verbinden
Ihr bestehender Kalender blockiert die Online-Buchung. Neue Termine landen automatisch darin.
Zahlung einrichten
Stripe oder PayPal verbinden, kostenpflichtige Sitzungen mit voller Vorkasse oder Anzahlung versehen.
Fragen vor dem Gespräch
Zwei bis drei Formularfelder: Anliegen, bisherige Erfahrung mit Coaching, Herkunft der Anfrage. Nicht mehr, sonst bricht die Buchung ab.
Buchungslink überall platzieren
Website, LinkedIn, E-Mail-Signatur, Angebots-PDF. Für Erstgespräche einen direkten Link auf die Leistung verwenden.
So bucht ein Kunde bei Coaching Hendrik Sander
Ein Beispielbetrieb aus Ihrer Branche mit typischen Leistungen, Team und Formularfeldern. Klicken Sie sich durch, es wird nichts gespeichert.
Einstellungen, die sich in dieser Branche bewährt haben
Startwerte für Leistungen, Buchungsseite und Benachrichtigungen. Alles lässt sich jederzeit ändern.
| Einstellung | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Zeitraster | 30 Minuten | Sitzungen beginnen zur vollen oder halben Stunde, das wirkt ruhig und aufgeräumt. |
| Mindestvorlauf | 24 Stunden | Zeit zur Vorbereitung auf das Gespräch und die Unterlagen des Klienten. |
| Buchbar im Voraus | 3 Monate | Klienten mit Paketen planen ihre Sitzungen für das Quartal. |
| Puffer | 15 Minuten nach jeder Sitzung | Notizen, kurze Pause, Vorbereitung auf den nächsten Klienten. |
| Absagefrist | 48 Stunden | Branchenüblich in Coaching-Vereinbarungen und fair für beide Seiten. |
| Zahlung | Vorkasse für Einzelsitzungen | Wer vorab zahlt, erscheint. Erstgespräche bleiben kostenlos und ohne Zahlungsschritt. |
| Erinnerung | 24 Stunden vorher mit Meet-Link | Der Link ist zur Hand, wenn es losgeht. |
Einrichtungs-Checkliste für Coaching & Beratung
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Häufige Fragen aus Coaching & Beratung
Kann ich Sitzungspakete anbieten?
Legen Sie das Paket als eigene Leistung an, zum Beispiel „Paket 5 Sitzungen“ mit dem Paketpreis. Der Klient bucht und bezahlt die erste Sitzung über das Paket. Die weiteren Termine tragen Sie in der Verwaltung ein, oder der Klient bucht sie kostenlos über eine Leistung „Folgesitzung Paket“. So bleibt die Abrechnung sauber.
Wie funktionieren Videotermine?
Markieren Sie die Leistung als Videotermin. Ist der Google Kalender verbunden, erzeugt Resavis für jeden Termin einen Google-Meet-Link und schreibt ihn in Bestätigung und Erinnerung. Ohne Google Kalender tragen Sie Ihren festen Meeting-Link in den Vorlagentext ein.
Kann ich Klienten aus dem Ausland empfangen?
Ja. Die Buchungsseite zeigt die Zeiten in der Zeitzone Ihres Betriebs an. Bei internationalen Klienten empfiehlt sich ein Hinweis auf die Zeitzone im Einleitungstext der Buchungsseite.
Sehen Klienten, dass ich an anderen Tagen ausgebucht bin?
Nein. Die Buchungsseite zeigt nur freie Zeiten. Warum ein Tag nicht verfügbar ist, bleibt Ihre Sache.
Muss ich jede Buchung freigeben?
Nur wenn Sie das möchten. Mit aktivierter Freigabe bleibt jede Anfrage ausstehend, bis Sie sie bestätigen. Für Erstgespräche ist die sofortige Bestätigung meist der bessere Weg, weil Interessenten dann nicht abspringen.
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Buchbar in einer Stunde.
Leistungen, Team und Buchungsseite nach diesem Leitfaden einrichten. 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Fragen? 01577 5588 888 (auch WhatsApp).