Online-Anmeldung für Veranstaltungen, Seminare und Tage der offenen Tür
Ein Event hat einen festen Termin, eine begrenzte Zahl an Plätzen und Gäste, die sich anmelden wollen, ohne anzurufen. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Veranstaltungen in Resavis anlegen, Anmeldungen mit Personenzahl entgegennehmen, Teilnehmer erinnern und die Liste am Tag selbst in der Hand haben.
FürTag der offenen TürSeminare und WorkshopsInfoabende und VorträgeVerkostungen und TastingsKurse mit fester ZeitFührungen und BesichtigungenVereins- und Firmenevents
Kapazität je Veranstaltung, Anmeldung mit Personenzahl, „Ausgebucht“ erscheint automatisch.
Jede Anmeldung steht in der Liste, mit Personen, Status und Antworten. Als CSV für die Einlasskontrolle.
Fällt das Event aus, sagt Resavis alle Anmeldungen ab und informiert jeden Teilnehmer per E-Mail.
Was die Terminplanung in dieser Branche schwer macht
Anmeldungen in drei Kanälen
Mail, Telefon, Kommentar unter dem Instagram-Post. Am Ende weiß niemand, wie viele wirklich kommen.
Kostenlos heißt unverbindlich
Bei kostenlosen Events erscheint ein großer Teil der Angemeldeten nicht. Stühle bleiben leer, Häppchen bleiben übrig.
Absagen erreichen nicht alle
Der Referent ist krank, das Event fällt aus. Wer hat sich angemeldet, und wie erreicht man alle rechtzeitig?
Familien und Gruppen
Ein Gast meldet vier Personen an. Einzelbuchungen bilden das nicht ab, Listen auf Papier auch nicht.
So löst Resavis das für Veranstaltungen & Events
Keine Sonderfunktionen, sondern die vorhandenen Bausteine richtig kombiniert: Leistungen, Mitarbeiter, Puffer, Formular-Baukasten, Zahlungen und Benachrichtigungen.
Veranstaltung mit Zeit und Platzzahl
Titel, Beschreibung, Datum, Dauer, Ort, Plätze, Anmeldeschluss. Die Veranstaltung erscheint auf der Buchungsseite und hat einen eigenen Anmeldelink.
Anmeldung mit Personenzahl
Gäste melden sich mit bis zu einer festgelegten Zahl an Personen an. Resavis zählt die Plätze und schließt bei voller Kapazität.
Teilnehmerliste und CSV
Anmeldungen mit Personen, Status, Zahlung und Antworten aus dem Formular. Export als CSV für Einlass und Namensschilder.
Ticketpreis oder Anzahlung
Preis je Person, wahlweise mit Anzahlung, bezahlt per Stripe oder PayPal. Bei kostenlosen Events sinkt der Ausfall schon durch die Erinnerung.
Erinnerung und Kundenlink
Erinnerung 24 Stunden vorher mit Treffpunkt und Hinweisen. Über den Kundenlink sagen Gäste ab, der Platz wird frei.
Absage an alle
Ein Klick sagt die Veranstaltung ab, jede Anmeldung bekommt eine E-Mail. Manuelle Anmeldungen von Telefon oder Tresen tragen Sie in der Verwaltung ein.
Teilnehmer-Rechner: Wer kommt wirklich, und was bleibt übrig?
Plätze, erwartete Anmeldungen, Ausfallquote und Ticketpreis: Der Rechner zeigt, wie viele Gäste wirklich erscheinen, was Erinnerung und Ticket daran ändern und wie viel Erlös die Veranstaltung bringt.
So richten Sie Resavis für Veranstaltungen & Events ein
Sechs Schritte, in dieser Reihenfolge. Die meisten Betriebe sind in einer Stunde buchbar.
Veranstaltung anlegen
Unter Veranstaltungen: Titel, Beschreibung, Datum, Beginn, Dauer, Ort, Plätze, Personen je Anmeldung, Anmeldeschluss, Hinweis für die Bestätigung.
Preis oder kostenlos
Preis je Person eintragen, bei Bedarf Anzahlung. Kostenlose Events bleiben ohne Zahlungsschritt.
Fragen für die Anmeldung
Formularfelder, die für alle Leistungen gelten, erscheinen auch bei Veranstaltungen: barrierefreier Zugang, Verpflegung, Herkunft der Anmeldung.
Anmeldelink verteilen
Der Link führt direkt zur Anmeldung: Website, Newsletter, Instagram, Aushang mit QR-Code. Auf der Buchungsseite erscheint das Event zusätzlich unter „Veranstaltungen“.
Teilnehmer pflegen
Telefonische Anmeldungen in der Verwaltung eintragen, Personenzahl korrigieren, Zahlungen markieren, Liste als CSV exportieren.
Am Tag selbst
Liste ausdrucken oder am Tablet abhaken: Erschienen, nicht erschienen. Danach wissen Sie, welche Formate ziehen.
So bucht ein Kunde bei Stadtwerke Musterstadt
Ein Beispielbetrieb aus Ihrer Branche mit typischen Leistungen, Team und Formularfeldern. Klicken Sie sich durch, es wird nichts gespeichert.
Einstellungen, die sich in dieser Branche bewährt haben
Startwerte für Leistungen, Buchungsseite und Benachrichtigungen. Alles lässt sich jederzeit ändern.
| Einstellung | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Plätze | Raumgröße minus zehn Prozent | Nachrücker vom Tresen und Begleitpersonen brauchen Luft. |
| Personen je Anmeldung | 2 bis 4 | Familien anmelden lassen, aber keine Blockbuchungen. |
| Anmeldeschluss | 2 bis 24 Stunden vor Beginn | Zeit für Catering, Namensschilder und Bestuhlung. |
| Erinnerung | 24 Stunden vorher | Mit Treffpunkt, Parken und Hinweis auf Absage per Link. |
| Hinweis in Mails | Treffpunkt und Mitbringen | Steht in Bestätigung und Erinnerung, ohne Vorlagen zu ändern. |
| Freigabe | Aus für offene Events, an für Seminare | Offene Events sofort bestätigen, geschlossene Formate prüfen. |
| Preis | Symbolisch bei kostenlosen Formaten | Schon fünf Euro senken die Ausfallquote spürbar. |
Einrichtungs-Checkliste für Veranstaltungen & Events
Haken Sie ab, was erledigt ist. Der Stand bleibt in Ihrem Browser gespeichert, bis Sie ihn löschen.
Häufige Fragen aus Veranstaltungen & Events
Wie melden sich Gäste an?
Über die Buchungsseite unter „Veranstaltungen“ oder direkt über den Anmeldelink der Veranstaltung. Sie wählen die Personenzahl, geben Name und E-Mail an und bekommen sofort eine Bestätigung mit Kalenderdatei.
Kann ich Anmeldungen vom Telefon eintragen?
Ja. In der Teilnehmerliste tragen Sie Anmeldungen selbst ein, mit Personenzahl, Status und wahlweise Benachrichtigung. Auch über die Kapazität hinaus, wenn Sie das ausdrücklich möchten.
Was passiert bei voller Kapazität?
Die Veranstaltung erscheint auf der Buchungsseite als ausgebucht und nimmt keine Online-Anmeldung mehr an. Sagt ein Gast über den Kundenlink ab, wird der Platz automatisch wieder frei.
Kann ich Tickets verkaufen?
Sie legen einen Preis je Person fest, wahlweise mit Anzahlung. Bezahlt wird bei der Anmeldung per Stripe oder PayPal, per Weiterleitung ohne fremde Skripte. Der Zahlungsstatus steht an jeder Anmeldung.
Wie sage ich eine Veranstaltung ab?
In der Verwaltung mit einem Klick auf „Veranstaltung absagen“. Alle aktiven Anmeldungen werden abgesagt und jeder Teilnehmer bekommt eine E-Mail. Die Veranstaltung lässt sich später wieder aktivieren.
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