Inscripción online para eventos, seminarios y jornadas de puertas abiertas
Un evento tiene una fecha fija, un número limitado de plazas e invitados que quieren inscribirse sin tener que llamar. Esta guía muestra cómo crear eventos en Resavis, recibir inscripciones con número de personas, enviar recordatorios a los participantes y tener la lista a mano el mismo día.
ParaJornadas de puertas abiertasSeminarios y talleresCharlas informativas y conferenciasCatas y degustacionesCursos con horario fijoVisitas guiadasEventos de asociaciones y empresas
Capacidad por evento, inscripción con número de personas y el aviso «Completo» aparece automáticamente.
Cada inscripción aparece en la lista con personas, estado y respuestas. En CSV para el control de acceso.
Si el evento se suspende, Resavis cancela todas las inscripciones y avisa a cada participante por correo electrónico.
Lo que complica la gestión de citas en este sector
Inscripciones por tres canales
Correo, teléfono y comentarios en la publicación de Instagram. Al final nadie sabe cuántos vendrán de verdad.
Gratis significa sin compromiso
En los eventos gratuitos, una buena parte de los inscritos no se presenta. Sobran sillas y sobran canapés.
Las cancelaciones no llegan a todos
El ponente se pone enfermo y el evento se suspende. ¿Quién se había inscrito y cómo avisas a todos a tiempo?
Familias y grupos
Un invitado inscribe a cuatro personas. Las reservas individuales no lo reflejan, y las listas en papel tampoco.
Así lo resuelve Resavis para Eventos y jornadas
Sin funciones especiales: solo las piezas que ya existen, bien combinadas. Servicios, profesionales, márgenes, editor de formularios, pagos y notificaciones.
Eventos con horario y plazas
Título, descripción, fecha, duración, lugar, plazas y cierre de inscripciones. El evento aparece en la página de reservas y tiene su propio enlace de inscripción.
Inscripción con número de personas
Los invitados se inscriben con hasta el número de personas que tú definas. Resavis cuenta las plazas y cierra la inscripción cuando se completa el aforo.
Lista de participantes y CSV
Inscripciones con personas, estado, pago y respuestas del formulario. Exportación en CSV para el control de acceso y las acreditaciones.
Precio de entrada o señal
Precio por persona, si quieres con señal, pagado con Stripe o PayPal. En los eventos gratuitos, el recordatorio ya reduce las ausencias.
Recordatorio y enlace de gestión
Recordatorio 24 horas antes con punto de encuentro e indicaciones. Con el enlace de gestión, los invitados cancelan y la plaza queda libre.
Cancelación para todos
Un clic cancela el evento y cada inscripción recibe un correo. Las inscripciones por teléfono o en el mostrador las añades tú en la administración.
Calculadora de asistentes: ¿quién viene de verdad y cuánto queda?
Plazas, inscripciones previstas, tasa de ausencias y precio de la entrada: la calculadora muestra cuántos invitados acuden realmente, qué cambian el recordatorio y la entrada de pago y cuántos ingresos deja el evento.
Cómo configurar Resavis para Eventos y jornadas
Seis pasos, en este orden. La mayoría de los negocios ya aceptan reservas en una hora.
Crea el evento
En Eventos: título, descripción, fecha, hora de inicio, duración, lugar, plazas, personas por inscripción, cierre de inscripciones y nota para la confirmación.
De pago o gratuito
Indica el precio por persona y, si hace falta, una señal. Los eventos gratuitos no tienen paso de pago.
Preguntas para la inscripción
Los campos del formulario que se aplican a todos los servicios aparecen también en los eventos: acceso adaptado, comida, cómo conocieron el evento.
Difunde el enlace de inscripción
El enlace lleva directamente a la inscripción: web, boletín, Instagram, cartel con código QR. En la página de reservas, el evento aparece además en «Eventos».
Gestiona a los participantes
Añade en la administración las inscripciones por teléfono, corrige el número de personas, marca los pagos y exporta la lista en CSV.
El mismo día
Imprime la lista o marca en la tableta quién ha venido y quién no se ha presentado. Después sabrás qué formatos funcionan.
Así reserva un cliente en Servicios Municipales de Villanueva
Un negocio de ejemplo de tu sector con servicios, equipo y campos del formulario típicos. Pruébalo con total tranquilidad: no se guarda nada.
Ajustes que han dado buen resultado en este sector
Valores iniciales para los servicios, la página de reservas y las notificaciones. Puedes cambiarlo todo cuando quieras.
| Ajuste | Recomendación | Por qué |
|---|---|---|
| Plazas | Aforo de la sala menos un diez por ciento | Los que se apuntan en el mostrador y los acompañantes necesitan margen. |
| Personas por inscripción | De 2 a 4 | Permite inscribir a familias, pero evita las reservas en bloque. |
| Cierre de inscripciones | De 2 a 24 horas antes del inicio | Tiempo para la comida, las acreditaciones y la colocación de las sillas. |
| Recordatorio | 24 horas antes | Con punto de encuentro, aparcamiento y aviso de que se puede cancelar con el enlace. |
| Nota en los correos | Punto de encuentro y qué traer | Aparece en la confirmación y en el recordatorio sin tocar las plantillas. |
| Aprobación | Desactivada en eventos abiertos, activada en seminarios | Los eventos abiertos se confirman al instante y los formatos cerrados se revisan antes. |
| Precio | Simbólico en formatos gratuitos | Con solo cinco euros, la tasa de ausencias baja de forma notable. |
Lista de control de configuración para Eventos y jornadas
Marca lo que ya esté hecho. Tu progreso se guarda en el navegador hasta que lo borres.
Preguntas frecuentes: Eventos y jornadas
¿Cómo se inscriben los invitados?
Desde la página de reservas, en «Eventos», o directamente con el enlace de inscripción del evento. Eligen el número de personas, indican su nombre y correo electrónico y reciben al momento una confirmación con archivo de calendario.
¿Puedo añadir inscripciones hechas por teléfono?
Sí. En la lista de participantes añades tú mismo las inscripciones, con número de personas, estado y, si quieres, notificación. Incluso por encima de la capacidad, si así lo decides expresamente.
¿Qué pasa cuando se completa el aforo?
El evento aparece como completo en la página de reservas y ya no admite inscripciones online. Si un invitado cancela con el enlace de gestión, la plaza vuelve a quedar libre automáticamente.
¿Puedo vender entradas?
Defines un precio por persona, si quieres con señal. El pago se hace al inscribirse con Stripe o PayPal, mediante redirección y sin scripts de terceros. El estado del pago aparece en cada inscripción.
¿Cómo cancelo un evento?
En la administración, con un clic en «Cancelar evento». Todas las inscripciones activas se cancelan y cada participante recibe un correo. Más adelante puedes volver a activar el evento.
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